Calidad
La adopción de un Sistema de Gestión de la calidad es una decisión estratégica de la organización que le va a permitir controlar aquellas actividades relacionadas directa o indirectamente con la satisfacción de los requerimientos del cliente. Básicamente podría decirse que se debe conseguir que lo que el cliente busca, lo que se programa y lo que se produce sean la misma cosa.
El objetivo de la implantación de un Sistema de Gestión Integral de la calidad es la obtención de un mejor resultado empresarial gestionando las normas de forma integrada, es decir, agrupando los sistemas que las gestionan, los procesos que los soportan y las actividades que componen los procesos. De esta manera la Dirección de la organización dispone de toda la información que necesite para tomar las decisiones adecuadas en cada momento, independientemente de las normas o estándares de referencia y del sector.
La implantación del Sistema Integrado es una ventaja para las organizaciones puesto que se aprovecha una misma metodología para cubrir un requisito similar, dado que muchos elementos son comunes entre las distintas normas a cumplir por el sistema, así como también supone una simplificación del proceso de auditoría y un abaratamiento de su coste.
Para diseñar un Sistema de Gestión Integrado, debemos partir de la gestión por procesos
SISTEMA DE GESTION POR PROCESOS
Las motivaciones de las empresas son muy similares a las de las personas. Las empresas requieren ingresos para cubrir el pago de sus gastos, y que éstos sean seguros y continuos para poder permitir un mayor crecimiento y un mejor posicionamiento en el mercado.
Así como los ingresos, seguridad y expansión de una persona pueden ser amenazados, también pueden ser afectados el flujo de ingresos, el margen de utilidad y la disposición de efectivo de una empresa. Consecuentemente, la amenaza más común para la supervivencia de la empresa es la competencia, es decir la oferta de servicios o productos que satisfagan las mismas necesidades, con más efectividad y menor coste.
Analizando la estructura organizativa por departamentos (vertical) de las organizaciones, se observa la complejidad de su funcionamiento. Esta estructura tiene su razón de ser, responde a un enfoque concreto de las organizaciones con unas necesidades y un mercado determinado.
Hoy las necesidades y el mercado han cambiado. La nueva estructura debe responder a los procesos necesarios para conseguir la satisfacción de los clientes, empleados y sociedad en general, optimizando los resultados globales a través de una gestión eficaz.
Esta estructura se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una administrada por procesos, de esta manera la visión que se aporta de las interacciones necesarias entre los diferentes departamentos de la organización, permiten obtener resultados óptimos para la colaboración y coordinación, enfocados a un análisis horizontal para la mejora continua y de este modo, proporcionar la información necesaria para realizar acciones bien dirigidas hacia resultados que logren eficacia y eficiencia operativa.
GESTION POR PROCESOS
En la gestión por procesos, todos los procesos de la organización están definidos:
- El inicio y el fin del proceso.
- Las entradas y salidas.
- Las relaciones con los procesos.
- Las personas implicadas y el responsable (equipo de proceso)
- Los objetivos fijados a partir de los objetivos estratégicos.
- La sistemática de funcionamiento y el seguimiento del proceso.
La metodología de esta implantación, cambiar la gestión por departamentos (estructura vertical) por la gestión por procesos (estructura horizontal) permite mejorar el desempeño, la eficacia y la eficiencia de la Organización. Se establecen los objetivos clave, satisfacción de los clientes y las personas, y se sigue un proceso definido recurriendo a las personas, recursos y alianzas necesarias, logrando el cumplimiento de metas estratégicas con el liderazgo de la Dirección.
¿Qué es un sistema de gestión integral?
Es un sistema de gestión que integra todos los sistemas y procesos de la Organización en un solo esquema de planificación, ejecución y control, permitiéndole trabajar como una sola unidad con objetivos unificados. Por consiguiente, se integran elementos comunes de los sistemas individuales de gestión, lo que evita la duplicidad. Un Sistema Integral de Gestión típico incluye dos o más de los siguientes sistemas:
- Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001)
- Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001)
- Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001)
- Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria (ISO 22000)
Los beneficios potenciales que proporciona un Sistema de Gestión Integral son:
- Describe el sistema.
- Evita la duplicidad de procedimientos e instrucciones para el mismo fin y la confusión resultante.
- Ayuda al personal a comprender su función facilitando el entendimiento con la dirección y ser base para las expectativas del desempeño.
- Disminuye al mínimo la documentación de referencia.
- Procura la evidencia objetiva del cumplimiento de requisitos y base para la mejora continua.
- Vuelve más eficiente el proceso de auditoría al tener un programa único.
- Capacidad de satisfacer eficazmente las necesidades y deseos del usuario.
- Ser marco de referencia para clientes y proveedores.
- Se tiene un solo sistema de análisis de datos e información para la toma de decisiones.
ABACO SISTEMAS, mediante un programa informático, proporciona una sola herramienta para realizar la gestión de la documentación del sistema, generación y control de registros de calidad, análisis de datos, pautas de implantación, mejora continua, etc. cumpliendo con todos los puntos que exigen las normas referenciadas.
El programa informático permite definir el sistema de gestión independientemente de la norma que se aplique y mantenerla de forma dinámica.
La gestión de los Sistemas a través de la aplicación informática presenta, entre otras, las siguientes ventajas:
- Ausencia de papeles: Se elimina la burocracia.
- Formación intuitiva: El programa “guía” a los responsables de la gestión de los sistemas minimizando de este modo los tiempos de formación y posterior gestión.
- Acceso a los datos directamente: La información se guarda en bases de datos y no en archivos.
- Análisis de datos: El programa ofrece estadísticas en tiempo real y permite la creación de cuadros de mando de Dirección, control,….
- Seguridad de la información: La aplicación cuenta con un sistema de perfiles de usuarios, pudiendo realizar diferentes perfiles de trabajo, cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
La metodología de esta implantación esta contrastada en las entidades de certificación más importantes y prestigiosas, lo que permite una reducción de los costes de certificación.